KSeF i nowe zasady fakturowania – co się zmienia i co musisz zrobić?

Od 2 lutego 2026 r. wprowadzamy nowe funkcje związane z wystawianiem dokumentów sprzedaży i integracją z KSeF w module Fakturowanie. Moduł opiera się na integracji z systemem księgowym Fakturownia.pl i obejmuje m.in. automatyczne zakładanie konta w Fakturownia.pl, bezpośrednią synchronizację z KSeF zgodnie z ustawieniami autoryzacji w systemie oraz dostosowanie kluczowych funkcji dokumentów sprzedaży w panelu IdoBooking. Zmiany porządkują proces wystawiania dokumentów i stanowią podstawę do wprowadzenia kolejnych nowości w tym module (w najbliższym czasie pojawią się reguły automatyzacji dokumentów).

Co znajdziesz w artykule?

Szybkie podsumowanie:

• Zmiany w sposobie wystawiania dokumentów w panelu IdoBooking
• Automatyczne tworzenie konta Fakturownia.pl oraz ścieżka autoryzacji KSeF
• Instrukcje i checklista przygotowania do KSeF

Dlaczego wprowadzamy te zmiany?

Nowe funkcje są odpowiedzią na nadchodzące obowiązki związane z KSeF oraz potrzebę ujednolicenia procesu fakturowania w jednym, zgodnym z przepisami modelu.

Kogo dotyczą zmiany?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy zarejestrowane w Polsce, niezależnie od wielkości i formy opodatkowania. Terminy wdrożenia różnią się jednak w zależności od skali działalności:

• od 1 lutego 2026 r. – duże firmy (powyżej 200 mln zł obrotu) zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Oznacza to pełną obsługę faktur sprzedażowych i kosztowych wyłącznie w KSeF. Od tego samego dnia MŚP będą otrzymywać faktury kosztowe przez KSeF od tych kontrahentów, którzy są już objęci obowiązkiem korzystania z systemu,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP,
• od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek przesyłania faktur do KSeF obejmie mikroprzedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

Jak przygotować się na zmiany?

Aktywuj moduł Fakturowanie w IdoBooking

Aby zapewnić synchronizację faktur z KSeF należy aktywować moduł Fakturowanie (Ustawienia > Dodatkowe moduły > Fakturowanie), który łączy IdoBooking z systemem księgowym Fakturownia.pl.

Masz dwie możliwości konfiguracji:

• automatyczne utworzenie konta w Fakturownia.pl – konto zostanie założone automatycznie, a połączenie zapisane w systemie. Rozliczenia za korzystanie z Fakturownia.pl odbywają się bezpośrednio po stronie partnera,
• podpięcie istniejącego konta Fakturownia.pl – możesz połączyć już posiadane konto i korzystać z dotychczasowych ustawień.

Jeśli korzystasz już z integracji z Fakturownia.pl, nie musisz wprowadzać zmian w IdoBooking — wystarczy przejść autoryzację KSeF po stronie Fakturownia.pl.

Wystawianie faktur i KSeF

IdoBooking umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży bezpośrednio z poziomu rezerwacji, w oparciu o integrację z Fakturownia.pl. W zależności od konfiguracji:

Faktura trafia do KSeF, jeśli:

• jest wystawiana dla kontrahenta (B2B),
• masz aktywne połączenie z Fakturownia.pl,
• włączona jest komunikacja z KSeF po stronie Fakturownia.pl.

Faktura nie musi trafiać do KSeF, jeśli:

• dotyczy sprzedaży B2C (osoba prywatna),
• nie jesteś jeszcze objęty obowiązkiem KSeF,
• dokument nie podlega raportowaniu do KSeF zgodnie z przepisami.

System nie wymusza wysyłki wszystkich dokumentów do KSeF. Sposób obsługi zależy od typu klienta oraz ustawień po stronie Fakturownia.pl.

B2B vs B2C:

• sprzedaż B2B → faktura może podlegać KSeF (zależy od statusu autoryzacji),
• sprzedaż B2C → faktura trafi do KSeF tylko wtedy, jeśli zdecydujesz się na synchronizację dokumentów B2C.

Autoryzacja KSeF

IdoBooking nie przechowuje danych uwierzytelniających do KSeF — odpowiada za to zewnętrzny system fakturowania.

Sprawdź wideotutoriale przygotowane przez Fakturownia.pl:

Checklista: czy jesteś gotowy na KSeF?

Przed rozpoczęciem synchronizacji upewnij się, że:

☐ wiesz, od kiedy dotyczy Cię obowiązek KSeF,
☐ połączyłeś lub utworzyłeś konto w Fakturownia.pl,
☐ wykonałeś autoryzację KSeF,
☐ sprawdziłeś ustawienia dokumentów, w tym numerację:

• numeracja faktur prowadzona jest po stronie Fakturownia.pl,
• możesz zachować dotychczasową numerację (po przygotowaniu szablonu) lub rozpocząć nową serię,
• w przypadku migracji w trakcie miesiąca decyzja dotycząca numeracji należy do Ciebie.

☐ zweryfikowałeś dane firmy przekazywane do KSeF (NIP, adres, forma prawna),
☐ sprawdziłeś stawki VAT i przypisanie podatków do usług w IdoBooking,
☐ ustaliłeś sposób prezentacji pozycji na fakturze,
☐ wiesz, które dokumenty mają trafiać do KSeF, a które nie (np. B2C, paragony),
☐ masz ustaloną procedurę wystawiania korekt po uruchomieniu KSeF,
☐ wiesz, jak sprawdzić status dokumentu w KSeF i co zrobić w przypadku odrzucenia,
☐ poinformowałeś osoby wystawiające dokumenty, że od tego momentu faktury są wysyłane do KSeF.

Masz pytania o KSeF?

Podziel się z nami swoimi wątpliwościami – razem z zespołem Fakturownia.pl pomożemy Ci je wyjaśnić i bezpiecznie przejść przez zmiany:

Na pytania odpowiemy zbiorczo w materiale edukacyjnym. Jeżeli potrzebujesz pomocy wcześniej, skontaktuj się z Supportem IdoBooking.