Każdy właściciel apartamentów na wynajem krótkoterminowy wie, że goście oceniają przede wszystkim jedno. Czystość.
Możesz mieć świetną lokalizację, pięknie urządzone wnętrze i atrakcyjną cenę, ale każde niedokładnie przygotowane mieszkanie potrafi zakończyć się negatywną opinią, zwrotem pieniędzy lub utratą kolejnych rezerwacji. Problem najczęściej nie wynika z tego, że zespół źle sprząta. Znacznie częściej zawodzi organizacja pracy. Poznaj 9 najczęstszych błędów, które pojawiają się podczas organizacji sprzątania oraz sposoby, jak ich uniknąć.
Planowanie sprzątań w Excelu lub na kartce
Na początku działalności taki sposób często wystarcza. Gdy jednak liczba rezerwacji rośnie, łatwo o pomyłkę. Trzeba ręcznie sprawdzać kalendarz, przepisywać terminy, informować pracowników o każdym zadaniu i zmianie. Im więcej apartamentów, tym większe ryzyko błędu.
Co warto zrobić?
Przede wszystkim zadbaj o to, aby cały zespół korzystał z jednego źródła informacji. Częstym błędem jest równoczesne prowadzenie Excela, kalendarza Google i komunikacji na WhatsAppie. W takiej sytuacji bardzo łatwo o rozbieżności. Jeżeli w ciągu dnia zmienia się plan pracy, zadbaj o to, aby pracownik potwierdził otrzymanie nowego zadania. Samo wysłanie wiadomości nie daje pewności, że została ona zauważona. To prosty sposób na ograniczenie nieporozumień i pominiętych sprzątań. Gdy liczba apartamentów stale rośnie, warto rozważyć automatyzację tego procesu. Przykładowo integracja IdoBooking z Lula.Cleaning pozwala automatycznie tworzyć zadania sprzątania na podstawie rezerwacji, dzięki czemu nie trzeba planować każdego sprzątania ręcznie. Eliminuje to również konieczność ręcznego przepisywania każdej rezerwacji do harmonogramu sprzątania.
Zapomniane sprzątanie po wymeldowaniu
To jeden z najdroższych błędów. Gość przyjeżdża, a apartament nie został przygotowany. Efekt?
- negatywna opinia,
- reklamacja zakończona koniecznością zwrotu pieniędzy = stracony termin rezerwacji
- stres dla całego zespołu.
Jak temu zapobiec?
Wprowadź prostą zasadę: każde wymeldowanie musi mieć przypisane zadanie sprzątania. Nawet jeśli wykonuje je ta sama osoba każdego dnia, zadanie powinno istnieć i zostać oznaczone jako zakończone. Dobrym rozwiązaniem jest także codzienna kontrola wszystkich zaplanowanych wymeldowań. Wystarczy kilka minut rano, aby upewnić się, że żaden apartament nie został pominięty. Jeżeli zdarzają się częste zmiany rezerwacji, automatyczne tworzenie zadań na podstawie kalendarza rezerwacji znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek. Lula.Cleaning automatycznie pobiera informacje o rezerwacjach i tworzy na ich podstawie zadania sprzątania dla Twojego zespołu, zapobiegając pominiętym sprzątaniom i ich konsekwencjom.
Każdy sprząta „po swojemu”
Jedna osoba ścieli łóżko inaczej. Druga nie sprawdza ekspresu. Trzecia zapomina o balkonie. Gość widzi jedynie efekt końcowy.
Dobra praktyka
Każdy apartament powinien posiadać checklistę. Może ona zawierać między innymi:
- pościel,
- ręczniki,
- ekspres do kawy,
- lodówkę,
- klimatyzację,
- papier toaletowy
- balkon,
- uzupełnienie kosmetyków
- i tym podobne pozycje
Przygotuj checklistę dla każdego typu apartamentu i zadbaj o to, aby korzystał z niej cały zespół. Dzięki temu nowi pracownicy szybciej wdrożą się do pracy, a standard sprzątania będzie taki sam niezależnie od tego, kto wykonuje zadanie. Dzięki temu standard sprzątania jest taki sam niezależnie od osoby wykonującej zadanie, a goście zawsze przyjeżdzają do idealnie przygotowanego lokalu. Raz na kilka miesięcy wróć do checklisty i uzupełnij ją o elementy, które najczęściej pojawiają się w opiniach gości.
Nie chcesz tworzyć checklisty od zera?
Skorzystaj z gotowej, uniwersalnej checklisty sprzątania apartamentu przygotowanej przez Lula Cleaning — pobierz i dostosuj ją do swoich lokali.
Pobierz checklistę Lula Cleaning →
Brak potwierdzenia wykonania pracy
Czy mieszkanie jest już gotowe? Czy wszystko przebiega zgodnie z planem, czy może pojawił się problem? Jeżeli odpowiedź na każde z tych pytań wymaga wykonania telefonu lub wysłania wiadomości, oznacza to, że proces nie jest odpowiednio zorganizowany. Przy deuch czy trzech apartamentach nie stanowi to zazwyczaj dużego problemu, jednak przy kilkunastu lub kilkudziesięciu lokalach takie działania zaczynają zajmować nawet kilka godzin tygodniowo.
Dobra praktyka
Każde zadanie powinno mieć jasno określony status, który jest widoczny dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację. Przykładowo:
- oczekuje,
- w trakcie,
- zakończone.
To prosta zmiana, ale znacząco poprawia organizację pracy. Manager nie musi dzwonić do każdego pracownika z pytaniem, czy zdąży przed przyjazdem kolejnego gościa. Wystarczy jedno spojrzenie na system, aby wiedzieć, które lokale są już gotowe, które są sprzątane, a które wymagają jeszcze uwagi. W Lula.Cleaning status zadania zmienia się na bieżąco podczas realizacji sprzątania. Dodatkowo po zakończeniu pracy zespół może dodać zdjęcia wykonanej usługi, zgłosić ewentualne usterki lub przekazać dodatkowe informacje dotyczące apartamentu. Dzięki temu manager nie tylko widzi, że sprzątanie zostało zakończone, ale ma również potwierdzenie jego wykonania oraz pełny obraz sytuacji przed przyjazdem kolejnego gościa.
Najważniejszą korzyścią jest jednak oszczędność czasu. Im mniej telefonów, wiadomości i pytań o status prac, tym więcej czasu można poświęcić na rozwój biznesu i obsługę gości, zamiast na bieżącą koordynację zespołu.
Brak dokumentacji zdjęciowej
Gość zgłasza zabrudzoną sofę. Sprzątanie zostało wykonane dzień wcześniej. Jak udowodnić, w jakim stanie mieszkanie zostało przygotowane i kto odpowiada za powstanie plamy? Bez zdjęć pozostają jedynie przypuszczenia.
Dobra praktyka
Po zakończeniu sprzątania warto wykonywać zdjęcia najważniejszych pomieszczeń. To nie tylko zabezpieczenie przy reklamacjach, ale również sposób kontroli jakości. Dodatkowo w Luli zdjęcia wgrane do galerii zdjęć mają nałożone znaczniki czasu. Pokazują one datę i godzinę wykonania zdjęcia oraz wgrania go do systemu. Dzieki temu wiadomo, w jakim stanie i kiedy został oddany dany lokal oraz dodatkowo zapobiega to wgrywaniu kilka razy tego samego zdjęcia przez osobę sprzątającą.
CIEKAWOSTKA!
Czy wiesz, że jedna z firm korzystających z Luli wgrywa do systemu nawet 1500 zdjęć dziennie!
Usterki zgłaszane przez telefon lub komunikatory
„Żarówka nie działa.” „Zamek się zacina.” „Brakuje pilota.” Informacja trafia na WhatsApp, SMS lub Messenger. Kilka dni później nikt już o niej nie pamięta, wiadomość gubi się pośród innych, a konserwator nie wie, w czym polega problem i gdzie jest zgłoszony.
Dobra praktyka
Zrezygnuj z przekazywania informacji o usterkach przez SMS-y, komunikatory czy rozmowy telefoniczne. Nawet jeśli wydaje się to szybsze, takie zgłoszenia bardzo łatwo przeoczyć. Każda usterka powinna zostać zapisana w jednym miejscu, zawierać krótki opis, zdjęcie oraz informację o jej priorytecie. Dobrą praktyką jest również od razu po jej otrzymaniu przypisanie odpowiedzialnej osoby i terminu realizacji. Dzięki temu nic nie ginie, a zespół dokładnie wie, co wymaga naprawy. Chcesz mieć wgląd w historię napraw? Nie ma sprawy! W Luli pobierzesz raport z wykonanych usterek i nie tylko!
Zbyt dużo telefonów do zespołu
„Który apartament robisz teraz?” “Jaki mam plan na dzisiaj”. “Nie mogę znaleźć wejścia” Jeżeli codziennie wykonujesz i otrzymujesz kilkanaście podobnych telefonów, problemem nie są pracownicy, tylko organizacja.
Dobra praktyka
Każda osoba powinna mieć dostęp do swoich aktualnych zadań, instrukcji oraz adresów bez konieczności kontaktowania się z koordynatorem. Ułożony widok swoich zadań na najbliższe dni czy tygodnie pozwala zapanować nad chaosem, wyeliminować powtarzające się pytania oraz wprowadzić wysoki standard każdego sprzątania, wykonanego na czas. Dodatkowo wszystkie informacje dotyczące konkretnego zadania znajdują się w jednym miejscu.
Przy każdym sprzątaniu warto umieścić:
- dokładny adres,
- dane kontaktowe, jeśli są potrzebne,
- instrukcję wejścia do apartamentu,
- informacje o odbiorze kluczy lub kodzie do zamka,
- checklistę,
- zdjęcia pokazujące wejście lub ważne elementy lokalu.
Dzięki temu pracownik nie musi dzwonić z każdym pytaniem, a manager nie traci czasu na wielokrotne przekazywanie tych samych informacji. W Lula.Cleaning wszystkie te informacje są automatycznie dostępne bezpośrednio przy każdym zadaniu. Zespół ma również możliwość korzystania z wbudowanego czatu, przesyłania zdjęć oraz wiadomości głosowych z automatyczną transkrypcją i tłumaczeniem. Dzięki temu komunikacja pozostaje uporządkowana i zawsze dotyczy konkretnej rezerwacji.
Nie chcesz tworzyć checklisty od zera?
Skorzystaj z gotowej, uniwersalnej checklisty sprzątania apartamentu przygotowanej przez Lula Cleaning — pobierz i dostosuj ją do swoich lokali.
Pobierz checklistę Lula Cleaning →
Brak planu na sytuacje awaryjne
Osoba z zespołu zachorowała. Gość przedłużył pobyt. Rezerwacja została zmieniona. Bez przygotowanego procesu takie sytuacje wywołują chaos.
Dobra praktyka
Przede wszystkim zadbaj o to, aby wszystkie najważniejsze informacje dotyczące apartamentu były zapisane w jednym miejscu i dostępne dla całego zespołu. Nowa osoba przejmująca sprzątanie nie powinna dzwonić z pytaniami o adres, godzinę rozpoczęcia pracy, sposób wejścia do lokalu czy zakres obowiązków. Wszystkie te informacje powinny mieć możliwość szybkiego udostępnienia wraz z zadaniem. Równie ważny jest podgląd dostępności zespołu. Jeżeli musisz nagle zmienić plan dnia, dobrze jest od razu wiedzieć, kto ma wolne okno w grafiku i może przejąć dodatkowe sprzątanie. Dzięki temu decyzję podejmujesz w kilka sekund, zamiast wykonywać kilkanaście telefonów. W Lula.Cleaning manager widzi harmonogram pracy całego zespołu i dostępność poszczególnych osób. W przypadku nagłej zmiany wystarczy jedno kliknięcie, aby przypisać zadanie innemu pracownikowi. Osoba ta natychmiast otrzymuje powiadomienie na telefonie wraz ze wszystkimi potrzebnymi informacjami, takimi jak adres apartamentu, godzina rozpoczęcia sprzątania, liczba przyjeżdżających gości, checklista, zdjęcia, instrukcje wejścia oraz ewentualne uwagi dotyczące rezerwacji. Dzięki temu nawet w sytuacjach awaryjnych zespół może szybko przejąć zadanie, a ryzyko opóźnień i pominiętych sprzątań jest znacznie mniejsze.
Brak automatyzacji
Największym kosztem w zarządzaniu wynajmem krótkoterminowym często nie jest sprzątanie, lecz czas poświęcany na organizację pracy.
- Ręczne tworzenie zadań.
- Przepisywanie rezerwacji.
- Przypisywanie pracowników.
- Wysyłanie wiadomości.
- Sprawdzanie, czy wszystko zostało wykonane.
Każda z tych czynności zajmuje tylko kilka minut. Jednak przy kilkudziesięciu apartamentach oznacza to nawet kilkanaście godzin pracy tygodniowo.
Dobra praktyka
Nie próbuj automatyzować wszystkiego od razu. Największe korzyści przynosi rozpoczęcie od najbardziej powtarzalnych czynności. Najczęściej są to:
- automatyczne tworzenie zadań po wymeldowaniu,
- przypisywanie odpowiednich osób,
- automatyczne powiadomienia dla zespołu,
- checklisty przypisane do konkretnego apartamentu,
- zgłaszanie usterek,
- raportowanie wykonanych prac.
Dopiero gdy te procesy działają sprawnie, warto przejść do kolejnych etapów automatyzacji.
Połączenie systemu PMS, takiego jak IdoBooking, z platformą operacyjną Lula.Cleaning pozwala zautomatyzować większość codziennych działań związanych z przygotowaniem apartamentu. Rezerwacje są synchronizowane automatycznie, zadania tworzą się bez ręcznej ingerencji, a cały zespół pracuje na zawsze aktualnym harmonogramie.
Największą korzyścią nie jest jednak sama automatyzacja. Jest nią spokój i pewność, że nawet przy rosnącej liczbie apartamentów codzienne operacje pozostają uporządkowane, a manager może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ciągłym gaszeniu pożarów.