Podróże służbowe jedną z dozwolonych opcji wynajmu w czasie pandemii COVID-19 - co musisz wiedzieć

20 listopada 2020

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6.11.2020 wprowadziło obostrzenia dla obiektów świadczących usługi hotelarskie. Do dnia 29.11.2020 przyjmowanie gości dotyczy tylko konkretnych grup, w tym osób odbywających podróże służbowe. Zapoznaj się z najważniejszymi informacjami na ten temat.

Co to są "obiekty prowadzące usługi hotelarskie"?

Pojęcie"usługi hotelarskie" może być błędnie interpretowane poprzez łączenie go, to tylko i wyłącznie, z działalnością hoteli. Jest to błąd. To określenie, najbardziej trafie opisane jest w Ustawie o usługach turystycznych gdzie w art.3 pkt 8 znajdujemy definicję, mówiącą, że usługi hotelarskie to: "krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych". Oznacza to tyle, że ograniczenia dotyczą, także osób zajmujących się wynajmem apartamentów, domków czy pokoi gościnnych.

W jakim zakresie obecnie może być powadzona działalność hoteli czy apartamentów?

Rozporządzenie wskazuje 4 sytuacje, w których możemy przyjąć klientów. Są to goście:

a) korzystający z tych usług w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, lub podróży wykonywanej w związku z czynnościami służbowymi, lub zawodowymi, lub związanymi z wykonywaniem działalności gospodarczej,
b) będący zawodnikami korzystającymi z tych usług w czasie zgrupowań i współzawodnictwa sportowego,
c) będący osobami wykonującymi zawód medyczny w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej,
d) będący pacjentami i ich opiekunami, jeżeli konieczność zapewnienia im zakwaterowania wynika z warunków określonych dla danego świadczenia opieki zdrowotnej.”

Podróże służbowe - co to dokładnie oznacza i o czym należy pamiętać

Możliwość przyjęcia gości, którzy odbywają podróże służbowe, to obecnie największa grupa klientów, którą można pozyskać w tym niezwykle trudnym czasie. Należy natomiast dokładnie zapoznać się z informacjami na ten temat, aby nie narazić się na problemy.

Zacznijmy od tego czym w ogóle jest podróż służbowa? Rozporządzenie powołuje się na art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Brzmi on następująco: "Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową."

Oznacza to, że naszymi gości mogą zostać osoby, które przyjechały w ramach delegacji, pełnienia obowiązków służbowych lub jest to związane z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą. Niezwykle ważne jest, aby takie osoby przedstawiły pisma zaświadczające cel ich pobytu:

w momencie gdy jest to pracownik, koniecznie jest przedstawienie dokumentu od pracodawcy poświadczającego, że ten odbywa podróż służbową.
Natomiast gdy są to osoby prowadzące własną działalność gospodarczą i odbywające podróż w ramach obowiązków z nimi związanych muszą przedstawić oświadczenie na piśmie z własnoręcznym podpisem. Wystarczy tu kilka zdań zawierających dane gościa i miejsca pobytu oraz informacja, że pobyt jest związany z podróżą służbową w ramach prowadzonej działalności. Pismo takie można zastąpić na wersję w formacie pdf., jedynie w momencie stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ważne jest także to, że samo wystawienie faktury na firmę nie jest wystarczającym dowodem. Konieczne jest dostarczenie wyżej wymienionych dokumentów zaświadczających cel podróży.

Pamiętajcie również o tym, że w momencie kiedy w danym obiekcie np. apartamencie ma być więcej niż jedna osoba, oświadczenia muszą dotyczyć każdej z nich z osobna. Co ważne, właściciel obiektu nie ma obowiązku weryfikowania podanych danych.

Jak zdobyć gości z tego sektora?

W tych trudnych czasach pandemii COVID-19 i często zmieniających się przepisów dużo trudniej walczy się o każdego klienta. Ważne, aby być elastycznym i działać szybko. Obecnie wciąż wiele osób np. przedstawicieli handlowych, kierowników regionalnych, prawników, szkoleniowców, pracowników budowlanych itd. może odbywać podróże i dotarcie do nich z ofertą powinno być priorytetem. Warto na bieżąco publikować informacje na Social Media dotyczące Twojej oferty. Podkreśl Twoje atuty ważne dla osób, które będą przebywały w ramach pełnienia obowiązków służbowych np. szybki Internet, miejsce parkingowe, czy może nawet duży stół i wygodne krzesło do pracy. Warto także od razu przygotować szablon niezbędnych oświadczeń, aby zaoszczędzić gościom dodatkowego stresu. Nie zapominajcie także, o podkreślaniu, jak dużą wagę przykładacie do sprzątania i dezynfekcji. Obecnie zdrowie gości jest kluczowe. Właściwe dbanie o bezpieczeństwo może przeważyć szalę na Waszą korzyść.

Źródło: